- Base légale : l’intérêt légitime, si l’objet du message est en rapport avec le métier du destinataire.
- Obligations : informer à la collecte, permettre l’opposition à chaque envoi, identifier l’expéditeur.
- Rythme : choisir une cadence que l’équipe peut tenir, plutôt qu’un envoi massif suivi d’un long silence.
Ce que dit la CNIL pour la prospection entre professionnels
La règle n’est pas la même selon que l’on écrit à un particulier ou à un professionnel. Pour un particulier, la publicité par courrier électronique suppose en principe un consentement préalable. Pour un professionnel, la CNIL admet que la prospection repose sur l’intérêt légitime de l’organisme, « lorsque l’objet de la sollicitation est en rapport avec la profession de la personne démarchée ».
Pour un bureau d’études structure ou énergie, le cas se présente souvent : un e-mail à un maître d’œuvre pour présenter une mission de diagnostic, à un responsable de site industriel pour une étude de plancher, à un cabinet d’architecture pour un relevé 3D. Le message parle du métier du destinataire. La condition est remplie.
Elle ne l’est plus si le même fichier sert à envoyer des offres sans lien avec la profession des personnes. Le critère est l’objet du message, pas le fait que l’adresse soit professionnelle.
Les trois obligations qui restent
L’absence de consentement préalable ne veut pas dire absence de règles. La page de la CNIL, datée du 10 juin 2026, en retient trois.
Informer au moment de la collecte
Le destinataire doit savoir que son adresse pourra servir à de la prospection. Sur un formulaire de contact ou de demande de devis, cela passe par une mention claire. Lorsque les adresses viennent d’un tiers ou d’un fichier déjà constitué, la CNIL demande de s’assurer que les personnes ont été informées de cet usage possible et qu’elles ont pu s’y opposer.
Permettre l’opposition simplement et gratuitement
La CNIL recommande de recueillir le droit d’opposition par une case à cocher. Une case pré-cochée est interdite pour recueillir un consentement ; pour l’opposition, la CNIL recommande une case décochée par défaut. Chaque envoi doit ensuite offrir un moyen simple de refuser les messages suivants.
Dire qui écrit
Chaque sollicitation doit permettre au destinataire de connaître l’identité de l’organisme qui l’envoie. Un e-mail signé d’un prénom seul, depuis une adresse sans rapport avec le cabinet, ne remplit pas cette condition.
Les droits d’accès et de rectification s’appliquent aussi : la CNIL indique que les demandes doivent recevoir une réponse sous un mois maximum, sauf exceptions.
Le cas des adresses génériques
Les adresses du type contact@ ou info@ suivies du nom de la société concernent des personnes morales. La CNIL précise qu’elles ne sont pas soumises aux principes ci-dessus. Écrire à l’adresse générique d’une entreprise de construction ou d’un cabinet d’architecture n’appelle donc pas les mêmes précautions qu’écrire à l’adresse nominative d’un conducteur de travaux.
En pratique, les deux se mélangent dans un même fichier. Le plus simple est d’appliquer à tout le monde le lien de désinscription et la mention d’identité. Cela coûte une ligne de pied de message et évite de trier les adresses une par une.
Quel rythme d’envoi pour un bureau d’études
Aucune fréquence n’est fixée par la CNIL. La question du rythme est donc éditoriale, et elle dépend de ce que le cabinet a réellement à dire.
Un bureau d’études produit peu de matière « commerciale » au sens strict, mais beaucoup de matière technique : une évolution normative, une question qui revient sur les chantiers, un retour sur une méthode de diagnostic. C’est cette matière qui justifie un envoi. Un message trimestriel bien rempli vaut mieux qu’une lettre mensuelle qui s’essouffle au troisième numéro.
Trois repères aident à décider :
- Le temps disponible : qui rédige, et combien d’heures par mois sont réellement libres entre deux rendus d’études ?
- Le calendrier des projets : un message utile arrive avant que le maître d’ouvrage consulte les bureaux d’études, pas après.
- Le canal : l’e-mail n’est pas seul. Un cabinet peut publier sur un réseau professionnel, tenir une page de références ou intervenir lors de réunions techniques, chacun avec son propre rythme.
Pour poser ce calendrier canal par canal, le média frequence-web.fr aborde la communication des petites entreprises sous cet angle : newsletter, réseaux sociaux, podcast, publicité, avec l’idée de choisir les canaux que l’on peut tenir et la cadence de chacun, toute l’année. Pour un cabinet de quelques personnes, c’est une base pour décider ce qui sera tenu et ce qui attendra.
Ce que le message doit contenir
Un e-mail de prospection technique se lit vite ou ne se lit pas. Il gagne à suivre une structure courte :
- l’objet du message, formulé comme la question que se pose le destinataire ;
- un fait vérifiable : un texte réglementaire, une valeur de norme, un point de méthode, avec sa source ;
- le lien vers une page qui développe le sujet, sur le site du cabinet ;
- la signature complète du cabinet et le lien de désinscription.
Le contenu de fond peut renvoyer aux pages de services. Chez Hestia Ingénierie, les études de structures et le diagnostic structure décrivent ce que comprend chaque mission ; un message qui y renvoie n’a pas besoin de tout expliquer.
Questions fréquentes
Faut-il le consentement d’un architecte pour lui écrire ?
Non, si le message concerne sa profession. La CNIL admet dans ce cas une prospection fondée sur l’intérêt légitime, à condition que l’architecte ait été informé de l’usage de son adresse et qu’il puisse s’y opposer simplement et gratuitement, y compris à chaque envoi.
Peut-on acheter un fichier d’adresses professionnelles ?
La CNIL ne l’interdit pas, mais elle demande de vérifier que les personnes ont été informées de la possible utilisation de leur adresse pour de la prospection et qu’elles ont pu s’y opposer. Sans cette vérification, le fichier expose le cabinet.
Une adresse contact@ est-elle concernée ?
Selon la CNIL, les adresses génériques d’une personne morale (contact@, info@, commande@) ne sont pas soumises à ces principes. Les adresses nominatives le sont.